Home Feed Your MindWebsite Development & Managment Quản lý 1 dự án website development như thế nào?

Quản lý 1 dự án website development như thế nào?

by Ngoc Anh

Okie, đây là 1 bài viết vô cùng hay ho, hữu ích… tổng hợp từ rất nhiều đau thương, buồn vui của mình trong quá trình làm web. Đúc rút kinh nghiệm lớn nhất khi làm web chính là “Thân với dev, thương dev, hiểu dev” 

Bước 1 – Tổng hợp thông tin: Mục đích, mục tiêu, khách hàng 

Bước đầu tiên khi xây dựng website, chúng ta cần tổng hợp thông tin để trả lời các câu hỏi sau: 

  • Mục đích xây dựng website là gì?

Website để bán hàng, cung cấp thông tin hay xây dựng thương hiệu… website ở dạng blog, dạng portfolio, dạng ecommerce,…nếu bán hàng thì cho khách B2C, hay B2B? 

  • Các yêu cầu cần đáp ứng (từ nội bộ công ty, từ khách hàng) là gì?

Thứ nhất, từ nội bộ công ty. Các bạn nên có biện pháp để thu được đủ ý kiến từ những người quan trọng như IT, phòng sales, các bạn khác trong phòng marketing… đặc biệt là SẾP, và nhất là những SẾP hay thay đổi và nhiều ý tưởng để tránh tình trạng phải thay đổi, bổ sung, thậm chí đập đi xây lại kế hoạch và timeline sau này. 

Phần này các bạn linh động nhé, một số công ty nhiều phòng ban hay can thiệp thì cần hỏi… còn như công ty cũ của mình thì KHÔNG CẦN vì mọi người không quan tâm lắm, cũng không có đủ kiến thức chuyên môn hay có ý tưởng gì về việc xây dựng website…. nên hồi đó mình cứ âm thầm làm thôi 😀 Và nên nhớ, đừng quá cầu toàn và cố làm hài lòng mọi người trong lần xây dựng web đầu tiên. Lắm thầy nhiều ma, mỗi người một ý kiến qua lại sẽ không biết bao giờ mới chốt hạ được yêu cầu cuối cùng. Nếu có thẩm quyền, bạn cứ lặng lẽ thu thập ý kiến và quyết định cần làm gì trước, cần ưu tiên cái gì… những yêu cầu chưa rõ ràng, không quá quan trọng thì “em sẽ gộp và làm trong lần nâng cấp website tới ạ” 

Thứ hai, từ khách hàng. Nếu có khả năng làm khảo sát, các bạn nên làm để thu thập ý kiến của khách hàng về 1 website lý tưởng, hoặc đơn giản hơn là đánh giá, nhận xét về website hiện tại của bạn. Nếu không, có thể phân tích số liệu sẵn có (Google Analytics), phân tích hành trình khách hàng trên website (bằng các tool như Fullstory, HotJar), A/B Testing với Google Optimize…. để biết chính xác những vấn đề cần cải thiện, và nên cải thiện như thế nào. 

  • Các mục tiêu cần đạt được là gì?

Bao gồm các mục tiêu kỹ thuật (SEO, bảo mật website…), mục tiêu bán hàng (tăng traffic, tăng tỷ lệ conversion rate), mục tiêu về nhận diện thương hiệu … Nói thật, mình không có công thức để tính toán được các số trên… Nhưng nếu website của bạn đang có vấn đề bảo mật, tải chậm kèm theo một đống vấn đề về onpage và kỹ thuật, thì bạn cứ tự tin kỳ vọng traffic sẽ tăng 50-200% nhé. 50 hay 200, phụ thuộc vào lượng traffic sẵn có của bạn.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch, timeline 

Kế hoạch bao gồm: 

  • Xác định chi phí (Budget/Expense)
  • Xây dựng cấu trúc website và luồng người dùng
  • Kế hoạch triển khai: đầu việc, thời gian triển khai dự kiến, ngày bắt đầu/kết thúc, người phụ trách, trạng thái hoàn thành, ghi chú…
  • Bản yêu cầu thiết kế (brief for designers): yêu cầu chi tiết, brand guidelines 
  • Bản yêu cầu kỹ thuật (specification for developers): sitemap, bảng yêu cầu chi tiết

Bây giờ chúng mình đi vào từng phần một nhé: 

Bước 2.1: Xác định chi phí

Chi phí xây dựng website phụ thuộc vào 2 yếu tố: 

  • Bạn chọn loại designer/developer nào?
  • Độ khó/phức tạp của website mà bạn muốn xây dựng 

Thứ một, bạn chọn loại designer/developer nàp?

Mình không biết designer như nào, nhưng dev ở Vn thì có 2 loại: dev chuyên và dev cỏ. 

Dev chuyên (dạng senior, thậm chí engineer architecture, chuyên làm mấy dự án nước ngoài) code trên môi trường hosting chuyên nghiệp, BA, Tester cũng chuyên nghiệp… thì họ tính giá rất cao…

Ví dụ: 1 website cũ mình (web bán tour, chức năng chủ yếu là cung cấp thông tin, book tour) chi phí có thể lên tới 120tr… Vẫn với từng đó yêu cầu, 1 ông dev cỏ (freelancer mức junior, hoặc 1 công ty agency nho nhỏ với các bạn dev mới ra trường hoặc 1-2 năm kinh nghiệm và ông quản lý cũng hiểu biết sơ sơ) hoặc dev cỏ nhiều kinh nghiệm hơn một xíu.. chỉ tính giá khoảng 30-60tr. 

Giá cao với đồng nghĩa với chất lượng tốt? Điều đó đúng với dev chuyên, nhưng chưa chắc đúng với dev cỏ. Theo kinh nghiệm của mình, nếu công ty của bạn nhỏ và tầm trung thì nên chọn dev cỏ thôi. Và mức giá trong khoảng 30-50tr cho developer, và designer cũng tầm chi phí đó (nhưng với mức già này, bạn đã có được design rất ưng rồi) 

Thứ hai, độ khó/phức tạp của website

Ở đây, mình đang đề cập đến web dạng xây dựng từ đầu (không phải wordpress dùng themes có sẵn). Thường thì các công ty tầm trung và nhỏ ở Vn thường sử dụng mã nguồn mở PHP (Open source PHP Framework hay open source web content management framework written in PHP) như wordpress, laravel, drupal… wordpress phổ biến nhất, nhiều người làm được nhất nên thường thì giá thấp hơn một xíu. 

Còn lại, chủ yếu giá sẽ phụ thuộc vào các yêu cầu chức năng của bạn. Một số yêu cầu phức tạp thường liên quan đến bảo mật thông tin người dùng, thanh toán trực tuyến… còn lại những yêu cầu như đặt phòng, đăng ký thông tin, lọc thông tin, tìm kiếm trên website… thì không phức tạp lắm. Yêu cầu dạng đăng thông tin, đăng ảnh, đăng video…. là những yêu cầu căn bản và đơn giản nhất. 

Bên cạnh những yêu cầu chức năng dành cho người dùng, còn có các yêu cầu về SEO (càng nhiều, càng lạ, chi phí càng cao), yêu cầu về giao diện (thiết kế càng phức tạp, càng nhiều hiệu ứng thì chi phí càng cao). 

Okie, vậy bạn đó có 1 mức base và biết cầu phần của chi phí, bạn có thể sơ lược tính được giá của website rồi. Để biết giá cụ thể, cách tốt nhất là đi khảo giá… (mình sẽ nói kỹ hơn ở bài sau) 

Bước 2.2. Xây dựng cấu trúc website và luồng người dùng 

Phần này cần thiết cho cả thiết kế và lập trình web, nên bạn cần xây dựng đầu tiên. Để xây dựng cấu trúc website, bạn cần liệt kê tất cả các trang cần có và sắp xếp chúng dưới dạng sơ đồ cây như thế này. Lợi ích lớn nhất của sơ đồ cây là giúp mọi người dễ dàng hiểu được trang nào là con của trang nào, các trang nào đồng cấp với nhau, và hình dung được khối lượng công việc phải làm. 

Mỗi website với các mục đích khác nhau, sẽ có những trang khác nhau. Đó là lý do tại sao chúng ta phải làm thật kỹ bước 1. Một số trang mà hầu hết các website đều có, bao gồm: 

  • Trang  chủ (Home) 
  • Trang giới thiệu (About Us) 
  • Trang thông tin liên lạc (Contact Us) 
  • Trang 404 (404 Page) 
  • Trang sản phẩm
  • Trang tin tức 

Ngoài ra, bạn cần mô tả được nội dung của từng trang. Ví dụ, trang chủ cần: banner hình ảnh, giới thiệu ngắn gọn về công ty, giới thiệu sản phẩm nổi bật, review của khách hàng… Header, Footer, Widget… có thông tin gì…. Xem chi tiết tại đây 

Một điều vô cùng quan trọng khác chính là mô tả luồng người dùng mà bạn mong muốn. Ví dụ: từ trang chủ, mong muốn người dùng xem portfolio nhất/xem sản phẩm hay muốn đăng ký demo luôn… Đó chính là lý do mà bạn cần xác định mục tiêu ở bước 1.  

Thật ra, mấy việc này sẽ phụ thuộc nhiều về người thiết kế UX, UI. Nhưng biết rõ điều mình mong muốn và nói cho người khác hiểu yêu cầu đó…. không bao giờ là thừa cả

Cuối cùng, hãy nhớ quy tắc 3-click (đảm bảo tất cả các trang đều được truy cập bằng tối đa 3 lần click) để viết bản yêu cầu và nhấn mạnh lại với designer nhé. 

Bước 2.4: Xây dựng kế hoạch triển khai 

Okie, đến đây là các bạn đã nắm trong tay sơ lược hình hài, nội dung của website mà bạn đang cần xây dựng rồi nhé. Tiếp theo, bạn cần vạch ra kế hoạc triển khai và một timeline rõ ràng. 

Excel và một vài công thức đơn giản tính toán tgian là đủ rồi. Với một website đơn giản, bạn thậm chí chỉ cần bôi màu bằng cơm để nhìn rõ trong 1 khoảng thời gian xác định cần làm gì, việc gì cần làm trước/sau và mỗi việc tốn bao nhiêu tgian. 

Sau đó, update các task lên các phần mềm quản lý công việc như Asana để đảm bảo bạn và các thành viên không quên bất cứ việc gì. 

Một plan cần có những nội dung sau đây (including but not limited to) 

  • Công việc, gồm 3 mảng chính: thiết kế, lập trình, kiếm thử, bàn giao, launch
  • Các đầu việc chi tiết 
  • Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành 
  • Người phụ trách 
  • Trạng thái công việc 
  • Ghi chú…

Bạn có thể xem bản demo tại đây. 

Bước 3: Thiết kế website 

Bước 3.1. Xây dựng bản yêu cầu thiết kế cho Designer. 

Sau Các bạn phải làm những việc sau: 

  • Liệt kê TẤT CẢ những gì phải thiết kế: tất cả các trang (cấu trúc website đã có), popup, form, email tự động gửi về cho khách hàng… 
  • Mô tả yêu cầu rõ ràng nhất có thể: phong cách, điểm nhấn….
  • Cung cấp brand guideline bao gồm: typography, màu sắc, logo, slogan, một số hình ảnh/đường nét/màu sắc thể hiện cá tính thương hiệu (brand mood board)…

Xem chi tiết tại đây bản yêu cầu chi tiết cho designer và cách làm việc với designer. 

Bước 3.2. Tìm designer, quote giá, ký hợp đồng 

Nếu công ty có design in-house đủ năng lực hoặc bạn quen design agency có tâm thì tốt rồi. Không có thì đi kiếm thôi. Mình chưa có kinh nghiệm tìm kiếm (do bên mình quen 1 agency rất có tâm), nhưng mình thấy cách thức tìm kiếm vẫn chỉ là: 

  • search google 
  • đăng lên fb mấy group chuyên về design, creative agency 
  • hỏi người thân 

Designer tìm dễ hơn dev, vì showcase và porfolio của họ nói lên nhiều thứ. Nhìn đẹp là đẹp, ưng là ưng, phong cách thiết kế phù hợp với tính cách design là okie. Nhớ xem hết showcase của họ (trên website, dribble, pinterest… này) nhé, và đừng quên tìm hiểu các thông tin về nhân sự vào ra, tình trạng công ty hiện tại, sự chuyên nghiệp trong công việc (deadline, lắng nghe khách hàng…) 

Sau đó, qoute giá. Ưng thì mau mau ký hợp đồng còn triển khai 

Bước 3.3: Thiết kế 

Dù designer in-house hay outsource, bạn cũng cần ngồi lại và làm việc với họ để đảm bảo mọi yêu cầu đều được hiểu chính xác. Sau đó, thống nhất cách làm việc, deadline cho từng hạng mục. Để chắc cú thì bạn nên xem bản draft càng sớm càng tốt, ngay cả khi mới chỉ xong trang chủ… để thấy rõ được phong cách thiết kế và kịp thời góp ý (nếu cần)….

Quy trình vẫn là: thiết kế – góp ý (feedback) – sửa đổi. Khi góp ý, hãy cố gắng làm việc trên tinh thần thiện chí và rõ ràng nhất có thể. Các bạn nên làm 1 file excel, ghi chi tiết điểm này/điểm kia chưa đúng/chưa được ở đâu… nếu có thể và cần thiết thì đem bản đó đến và trao đổi trực tiếp với designer… Hạn chế những câu kiểu “thấy không ổn lắm” hay “không được đẹp lắm”. Oh, pleaseeee không ổn cụ thể là không ổn chỗ nào, như thế nào. 

Nguyên tắc: rõ ràng nhất có thể, luôn hiểu điều mình muốn, giám sát chặt chẽ việc thiết kế, feedback chi tiết và kịp thời.
Thời gian dự kiến: 1-3 tháng 

Bước 4: Lập trình website (Coding) 

Bước 4.1. Xây dựng bản yêu cầu kỹ thuật cho Developers 

Bản yêu cầu cho developers dù trình bày như nào cũng phải đảm bảo 3 phần dưới đây

  • cấu trúc website 
  • bản phân tích yêu cầu front end (nên đi kèm với design)
  • bản phân tích yêu cầu kỹ thuật backend (quản lý backend, quản lý database, bảo mật, các yêu cầu kỹ thuật SEO)

Nguyên tắc vẫn là “càng chi tiết càng tốt” và hiểu rõ những gì mình viết ra. Bạn có thể đưa 1 số người có kinh nghiệm xét duyệt trước khi gửi đi. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo quản lý dự án và BA bên code web hiểu tất cả những gì bạn viết. Vấn đề này cực kỳ quan trọng, càng rõ ràng, càng hạn chế những tranh chấp, mâu thuẫn trong quá trình làm việc … tránh tốn thêm tiền và lãng phí thời gian

Xem chi tiết một bản yêu cầu tại đây 

Bước 4.2. Tìm dev, quote giá, ký hợp đồng. 

Phần này mình có kinh nghiệm và mình thấy khá nhiều vấn đề, nên mình sẽ viết riêng thành 1 bài. Xem chi tiết ở đây nha. 

Bước 4.3: Coding 

Tương tự như với designer, bạn cần một buổi làm việc với Quản lý dự án (Project Manager) và BA (Business Analyst) bên code web – buổi này mọi người hay gọi là Kick off. Nên nói qua 1 lượt các yêu cầu, và tập trung vào những yêu cầu quan trọng. 

Bạn cũng trình bày luôn 1 số yêu cầu, vấn đề kỹ thuật và yêu cầu bên agency đưa ra một số giải pháp/hướng xử lý. Nếu họ có thể đưa ra ngay lúc đó, yêu cầu họ làm rõ ưu/nhược điểm của từng giải pháp và thống nhất cách làm. 

Đó là lý do, bạn nên có chút kiến thức về kỹ thuật và hiểu chính xác những gì mình muốn… nếu không, bạn sẽ không thể biết đâu là hướng đi tốt nhất cho mình. 

Sau đó, 2 bên nên thống nhất cách làm việc, timeline cụ thể cho từng đầu việc. Phần này thường các bên đã gửi lại khi qoute giá, nhưng cần chốt lại do trong quá trình trao đổi, 1 số yêu cầu đã thay đổi hoặc phát sinh. 

Bạn cần phải giám sát chặt chẽ cả 2 quá trình front-end và back-end nhé. 

Nguyên tắc: rõ ràng, chính xác, logic
Thời gian ước tính: 1.5-6 tháng (thậm chí 1 năm :3) 

Bước 5: Xây dựng nội dung website 

Đây là bước thứ 5, nhưng không có nghĩa là phải đợi khi hoàn thành 4 bước trên bạn mới làm. Nên làm gối, làm càng sớm càng tốt vì việc này cũng mất nhiều thời gian và công sức. 

Bạn có thể tận dụng nội dung của website cũ, nhưng tốt nhất nên review một lượt, so với bản yêu cầu xây dựng website bạn đã lập bên trên và liệt kê: 

  • nội dung cần được viết thêm 
  • nội dung cần viết mới 
  • nội dung cần dịch (nếu bạn làm website đa ngôn ngữ) 

Có rất nhiều thứ bạn cần phải viết:

  • nội dung các trang (đặc biệt tập trung vào nội dung trang chủ và Về chúng tôi)
  • nội dung sản phẩm 
  • trang tin tức 
  • email gửi về cho khách hàng sau khi họ đăng ký/mua hàng…
  • các thông báo khi khách hàng tương tác trên website, ví dụ: kết quả tìm kiếm trên trang, thông báo đăng ký thành công,… 
  • Header, footer, widget 
  • SEO: Meta Title, Description các trang… 

Bước 6: Kiểm thử, Sửa lỗivà bàn giao website 

Đến bước này, tức là bạn đã có 1 website có giao diện (code front-end) giống với bản design bạn đã kiểm duyệt và 1 backend giúp website vận hành được các chức năng mà bạn đã yêu cầu. 

Thường thì các bên agency đã có tester để kiểm thử website trước khi đưa cho khách hàng kiểm tra. Nhưng, với công ty dev cỏ, bạn đừng kỳ vọng nhiều vào tester. Hãy tự mình, kiểm tra tất cả mọi thứ. 

Đây là danh sách những thứ bạn cần kiểm tra. 

Lưu ý, kiếm thử khi website còn trên host của bên outsource mới là bước đầu. Nếu bạn không sử dụng dịch vụ hosting của họ, hãy thuyết phục họ đưa website lên host công ty bạn và test thêm một lần nữa. 

Thường thì lần nào đem web về host công ty, mình cũng thấy một đống lỗi. Bạn liệt kê chi tiết các lỗi vào 1 file excel và yêu cầu bên outsource sửa lại cho tới khi hoàn thiện thì thôi. Đừng quên sửa lại các phần nội dung chưa chính xác – những phần mà bạn cần đến developer mới thay được.

Một lần nữa, chỉ bàn giao khi bạn đã kiểm thử website trên host của bạn tất cả các tiêu chí sau đây nhé. 

Bước 7: Hoàn thiện website 

Okie, giờ bạn đã có 1 website đầy đủ tính năng, và vận hành tốt trên host công ty bạn. Bước tiếp theo là hoàn thiện: 

  • Thay thế nội dung: nội dung SEO, nội dung trên front end website (text, hình ảnh, video) 
  • Chỉnh sửa backend: ví dụ: cài đặt user, stp email, sitemap…
  • Xử lý một số vấn đề kỹ thuật SEO (đặc biệt là khi chuyển từ website cũ sang website mới) => xem chi tiết tại đây 

Bước 8: Theo dõi, đo đạc, bảo trì, cập nhật 

Thường thì thay website traffic sẽ dao động trong vòng 1-3 tháng. Xui thì giảm, còn mình làm chuẩn nên traffic tăng mạnh. Bạn nên theo dõi liên tục để sớm phát hiện vấn đề và xử lý. 

Nếu có vấn đề kỹ thuật phát sinh do code, thì yêu cầu sửa lại.

Leave a Comment